Introducción
Hola que tal, en este artículo daremos respuesta a algunas de las preguntas que muchos dueños y administradores de Talleres Mecánicos nos hacen a la hora de buscar herramientas o soluciones que les ayuden a llevar una mejor administración dentro de su taller.
Las preguntas que mas frecuentemente no hacen son:
1.- ¿Cómo saber qué características debe tener un buen Programa para Talleres Mecanicos?
2.- ¿Cual es una buena opción de un Programa para Talleres Mecanicos?
Aquí te explicaremos paso a paso cuales son las características imprecindibles que debes buscar en este tipo de herramientas para que puedas tener un mejor control de la administración de tu taller mecánico.
Registro a detalle de tus Ordenes de Servicio
En pimer lugar, un buen programa para talleres mecanicos debe permitir hacer un registro detallado de toda la información relacionada con el trabajo que se va a realizar, dentro de esta información se debe registrar:
- Información del Cliente
- Refacciones, mano de obra y otros gastos
- Información de recepción del vehículo
- Imagenes del vehículo al ingresar al taller
- Observaciones importantes registradas al recibir el vehículo y durante la reparación
- Mecánicos que participaron en la reparación
- Información de Facturación
- Detalle de pagos realizados por el cliente
- Estado de cuenta de la orden de servicio
Control de las Herramientas y Refacciones que utilizas
Un buen programa para talleres mecanicos debe contar con un manejo de inventarios. Tanto las herramientas como las refacciones necesitan tener un control, las herramientas pueden no regresar a su lugar a la hora de terminar un trabajo, o al final de una reparación puede escaparse una refacción que se haya metido en un vehículo y ya no se ingresó dentro de la cuenta final al cliente. Para evitar problemas de ese tipo, un buen sistema para taller mecanico te debe ayudar a ubicar donde fueron asignadas las herramientas de trabajo, ademas de poder rastrear cada refacción utilizada desde su ingreso al taller, hasta su asignación a una orden de servicio.
El sistema para taller mecanico que elijas, debe permitirte:
- Manejo de multiples almacenes
- Manejo de imagenes por artículo
- Manejo de puntos de reorden
- Afectación automática de existencias por consumo y cancelación de refacciones en ordenes de servicio
- Entradas, salidas y transferencias entre almacenes
Control del dinero que te deben tus clientes
Otro punto muy importante a tener en cuenta en el Programa para Talleres Mecanicos que debemos considerar es el manejo de las entradas de dinero dentro del taller, mejor conocido como “Cuentas por Cobrar”, un buen programa para talleres mecánicos debe brindarte a ti como usuario la información detallada sobre lo que cobraste por tus trabajos realizados, así como los pagos que has recibido por estos trabajos y lo que le falta de pagar a tus clientes (si es que les otorgas algún tipo de crédito) para liquidar el trabajo que realizaste en sus vehículos. Este es un punto esencial que debe tener el programa que elijas, ya que te ayudará a tener identificado donde se encuentra tu dinero.
Dentro del manejo de las cuentas por cobrar tu sistema debe ser capaz de registrar:
- Facturas
- Pagos
- Anticipos
- Notas de Crédito
- Notas de Cargo
Control del dinero que debes a tus proveedores
Igual de importante que el módulo de Cuentas por Cobrar. El programa de tu elección debe de contar con el manejo de las Cuentas por Pagar. A veces nos cuesta recordar el dinero que hemos gastado en refacciones, o en materiales que se necesitan para las distintas reparaciones, si nuestros proveedores no dan algún tipo de crédito. Este módulo te dará rápidamente la información capturada de tus facturas que has recibido por parte de tus proveedores, te mostrará si ya terminaste de pagar la factura o el saldo que te falte por liquidar, así como los pagos que has realizado. Este punto es muy importante , ya que llevar un buen control de la salida del dinero de nuestro taller es fundamental.
Acceso rápido a toda tu información
Sin duda alguna este apartado es imprescindible, porque además de tener la información capturada debes poder consultar de una manera sencilla todas las operaciones de los módulos antes mencionados. Aquí es donde entran los reportes, los reportes son los encargados de mostrarte el resultado de las operaciones que has realizado dentro de tu taller, de una forma que te sea fácil consultar los datos ingresados, teniendo identificadas los movimientos de tu taller (inventarios, ordenes de servicio, cuentas por cobrar, cuentas por pagar), te será más fácil identificar donde tienes que hacer modificaciones, tomar decisiones y brindar un mejor servicio al cliente, que ayuden a crecer a tu taller.
Seguimiento de tus clientes
¿Se puede llevar seguimiento de clientes dentro de un taller mecánico?, y la respuesta es ¡Claro que sí! Hay programas para talleres mecánicos que cuentan con esa herramienta que te audará a llevar un seguimiento de tus clientes, para que el la comunicación con ellos sea constante y puedas brindar un servicio más completo. Esta funcionalidad te permitirá enviar a tus clientes recordatorios de cuando se cumple el ciclo de su siguiente servicio automotriz ya sea por correo electrónico, llamadas por teléfono o a través de mensajes WhatsApp, ademas te permite enviar notificaciones de promociones a todos tus clientes.
Seguridad de tu información
Así es, supongamos que un buen día, otro día de trabajo, por una razón desconocida, nuestra querida PC donde tenemos instalado nuestro flamante software para nuestro amado taller mecánico deja de funcionar. Nuestra información muy difícilmente se podrá recuperar. Todos los servicios hechos a nuestros clientes, parecen que se han perdido. Pero si hemos elegido bien nuestro programa entonces no nos preocuparemos ya que nuestra información la podremos rescatar con los respaldos diarios que generamos con el sistema. Este punto yo lo dejaría a la ligera ya que la información es dinero, y no nos gustaría perderla por nada del mundo, así que te recomiendo a la hora de elegir, por favor checa que se puedan hacer respaldos de información, eso te sacara de muchos apuros.
Acceso simultaneo a la información
Por último, una de las condiciones para que el programa se realmente útil es la posibilidad de que múltiples usuarios puedan trabajar de manera concurrente en los diferentes módulos del programa, de esta manera, por ejemplo, quien este encargado del almacén de refacciones podrá estar haciendo su trabajo al mismo tiempo que el jefe de taller recibe nuevos vehículos.
Estos son los puntos mínimos que debe cubrir un buen sistema para taller mecanico que nos ayude a llevar nuestra administración de una manera fácil, rápida y efectiva.
El programa para talleres mecanicos que te recomiendo
CarService Manager es un Programa para Talleres Mecanicos que cumple con todos estos requisitos y es una excelente opción.
Para más información visista: https://carservicemanager.com
Te deseo tengas un excelente día.